制度是"应该怎么做"，记录是"确实这么做了"。检查员通常会抽一份制度，然后要最近一次的记录。只有制度没有记录，等于没执行。
常见的记录对应关系：采购制度对应首营审批与采购记录；验收制度对应验收记录与随货同行单；贮存制度对应温湿度记录与养护记录；销售制度对应销售记录与购货者档案。
培训制度：只有签到表，没有培训内容和考核结果。
自查制度：自查报告每年照抄，问题栏永远写"无"。
不良事件监测：制度有，但从没有人上报过，也没有零报告记录。
这三项是检查时最容易追问细节的地方，建议把内容做实。
好的做法是让制度"长在系统里"：审批流对应首营制度，预警规则对应效期与证照管理，温湿度自动记录对应贮存制度，导出功能对应检查资料准备。
医存简的模块结构基本按这套制度划分，制度里写的动作在系统里都有对应入口，检查时可以直接从系统调记录，不用再翻纸质台账。
可以参考模板，但必须结合自己的经营范围、组织架构、实际流程修改。完全照抄的模板，检查时一问细节就露馅。
法规变化、组织调整、业务范围变化时要修订，另外建议每年至少复核一次，并留存修订记录。
要求与经营范围、规模相适应，但核心环节（采购、验收、贮存、销售、不合格品、退货）不能缺。可以从简，不能没有。
常见做法是行业模板加企业实际字段。如果系统能自动生成记录，直接用系统导出的格式更省事，也更经得起核对。
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